Quy Trình Kiểm Soát Chi Phí Quản Lý Dự Án

Đối với các dự án phức tạp, chi phí quản lý dự án có thể gia tăng đáng kể nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Vì vậy, nhà quản lý cần chủ động xây dựng kế hoạch quản lý chi phí một cách rõ ràng và chi tiết để ngăn ngừa sai lệch hoặc thất thoát ngân sách. Vậy làm thế nào để quản lý chi phí dự án một cách hiệu quả? Cách tính toán chi phí quản lý dự án sao cho chính xác?

Chi phí liên quan đến hoạt động cốt lõi

Chi phí hoạt động cốt lõi là tất cả các chi phí để duy trì hoạt động hàng ngày của dự án, bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Việc quản lý tốt các chi phí này giúp tối ưu hóa hiệu suất dự án, đồng thời tăng doanh thu và giảm chi phí hoạt động.

Chi phí quản lý dự án là gì? Ý nghĩa và vai trò của chi phí quản lý dự án

Chi phí quản lý dự án là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình giám sát và điều hành dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra. Chi phí để quản lý dự án thường bao gồm chi phí nhân sự, dịch vụ, công nghệ, hành chính, vật liệu, thiết bị, đánh giá rủi ro, đào tạo và hậu cần.

Việc quản lý chi phí dự án đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động suôn sẻ của dự án và đảm bảo dự án hoàn thành theo kế hoạch. Kiểm soát hiệu quả các chi phí quản lý dự án giúp nhà quản lý:

Dự toán chi phí quản lý dự án: 7 Mẫu dự toán chi phí quản lý dự án

Dự toán chi phí quản lý dự án là quá trình dự đoán số lượng và giá cả của tất cả các nguồn lực mà doanh nghiệp cần để hoàn thành dự án. Việc ước tính được thực hiện trước khi bắt đầu dự án, tức là không bao gồm các chi phí phát sinh do thay đổi kế hoạch. Vì vậy, việc ước tính thường không chắc chắn và chỉ đóng vai trò là cơ sở để dự đoán ngân sách và xử lý chi phí.

Khi dự toán chi phí quản lý dự án, cần đảm bảo các yếu tố sau:

Dưới đây là một số phương pháp dự toán chi phí dự án mà nhà quản lý có thể áp dụng:

Ngoài ra, Base Blog đã tổng hợp sẵn 7 MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN, nhà quản lý có thể tham khảo và tải về máy tính để sử dụng.

TẢI MIỄN PHÍ 7 MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

Chi phí trực tiếp (Direct Costs)

Chi phí trực tiếp là các khoản chi liên quan trực tiếp đến việc đề xuất, phát triển và triển khai dự án, bao gồm chi phí mua nguyên vật liệu, thiết bị, thuê lao động và thanh toán cho nhà cung cấp. Những chi phí này thường thay đổi theo quy mô hoặc khối lượng của dự án. Ví dụ, các dự án quy mô lớn thường đòi hỏi chi phí trực tiếp cao hơn do yêu cầu nhiều tài nguyên hơn.

Chi phí bán biến đổi (Semi-Variable Costs)

Chi phí bán biến đổi (hoặc chi phí theo từng bước) là sự kết hợp giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi. Các khoản chi này duy trì tính ổn định ở một mức sản lượng nhất định, nhưng sẽ tăng khi dự án vượt qua ngưỡng sản lượng đó. Ví dụ như chi phí hậu cần: trong phạm vi giao hàng nhất định, chi phí không thay đổi, nhưng nếu vượt quá phạm vi đó, chi phí sẽ tăng. Các chi phí bán biến đổi khác có thể bao gồm tiền thuê cơ sở, điện và khấu hao máy móc.

Chi phí quản lý dự án có thuế không?

Có. Chi phí quản lý dự án có thể bao gồm thuế, tùy thuộc vào loại chi phí cụ thể và bản chất của dịch vụ liên quan. Dưới đây là một số loại thuế có thể áp dụng cho chi phí quản lý dự án:

– Thuế Giá trị Gia tăng (VAT/GTGT): Đối với các dịch vụ thuê ngoài, như tư vấn quản lý dự án, dịch vụ phần mềm, hoặc dịch vụ cung cấp bởi các nhà thầu trong nước, các chi phí này thường chịu thuế GTGT. Thuế suất phổ biến là 10%. Khi sử dụng dịch vụ bên ngoài, doanh nghiệp cần nộp thuế GTGT và có thể được khấu trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện.

– Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): Nếu chi phí quản lý dự án bao gồm tiền lương, thưởng hoặc chi trả cho nhân viên hoặc nhà thầu cá nhân, các khoản chi trả này sẽ phải chịu thuế TNCN. Doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ thuế trước khi trả lương cho nhân sự.

– Thuế Nhà thầu: Nếu doanh nghiệp thuê nhà thầu nước ngoài để thực hiện hoặc hỗ trợ quản lý dự án, sẽ có thuế nhà thầu áp dụng. Thuế nhà thầu bao gồm thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp mà doanh nghiệp Việt Nam phải chịu khi sử dụng dịch vụ của nhà thầu nước ngoài.

Tóm lại, chi phí quản lý dự án tại Việt Nam thường bao gồm các loại thuế như thuế GTGT, thuế TNCN, và có thể thuế nhà thầu nếu có nhà thầu nước ngoài. Doanh nghiệp cần lưu ý các quy định chi phí quản lý dự án này khi dự toán chi phí để đảm bảo tuân thủ đúng các luật về thuế.

Chi phí quản lý dự án bao gồm tất cả các chi phí cần thiết để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ và đúng mục tiêu đã đề ra. Việc quản lý chi phí dự án liên quan đến lập kế hoạch, lập ngân sách và theo dõi chi tiêu nhằm đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện trong phạm vi ngân sách dự kiến. Hy vọng qua bài viết trên, Base Blog đã giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ hơn về chi phí quản lý dự án là gì, cũng như cách tính chi phí quản lý dự án, từ đó doanh nghiệp có thể sử dụng ngân sách hợp lý hơn, tránh lãng phí và tối ưu hóa lợi ích cho tổ chức.

Mỗi dự án sẽ phát nhiều rất nhiều chi phí, từ chi phí thiết kế dự án cho đến những chi phí cuối cùng của khâu hoàn thành dự án. Trong đó, bao gồm cả chi phí quản lý dự án. Vậy chi phí quản lý dự án là gì và chi phí quản lý dự án chiếm bao nhiêu phần trăm trong một dự án? Hãy cùng theo dõi bài viết để tìm hiểu rõ hơn nhé.

Trước tiên cần hiểu rõ khái niệm “Quản lý dự án là gì?” Và “Chi phí quản lý dự án là gì?, Chi phí ban quản lý dự án gồm những gì?”. Theo bộ luật hiện hành quy định, quản lý dự án là một khâu quan trọng trong quá trình thực hiện dự án. Ở một số công ty, người ta còn có một bộ phận quản lý dự án riêng biệt.

Phòng ban này sẽ đảm nhận nhiệm vụ tìm hiểu và thiết kế, triển khai các dự án của công ty. Đồng thời giám sát dự án từ khi còn là bản mẫu cho đến khi có bản chính thức và hoàn thành, kết thúc dự án. Mỗi một dự án đều phải được quản lý chặt chẽ, có tổ chức, hoạch định, kiểm tra và giám sát dự án. Có như vậy, mỗi một dự án được đưa ra mới đảm bảo thành công.

Chi phí quản lý dự án là số tiền nhất định phải bỏ ra từ khâu tổ chức cho đến khi hoàn thiện dự án. Chi phí ban quản lý dự án bao gồm chi phí thiết kế dự án, chi phí tổ chức dự án được thực hiện. Ngoài ra còn có chi phí lên kế hoạch những đường đi nước bước trong dự án và cả chi phí kiểm soát thực hiện.

Bên cạnh đó, chi phí quản lý dự án còn bao gồm chi phí kiểm tra lại sau khi dự án đã được hoàn thành. Chi phí này xuất hiện sau khi dự án hoàn thành thế nhưng vẫn được tính vào chi phí quản lý dự án vì kiểm tra, kiểm soát cũng là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện. Nói tóm lại, chi phí quản lý dự án sẽ bao gồm tất cả những chi phí khi dự án vừa được phê duyệt cho đến khi dự án được hoàn thành, đưa vào thực tiễn sử dụng.

Cụ thể hơn trong một dự án, chi phí quản lý dự án sẽ là những chi phí liên quan đến tiền lương cho ban quản lý, tiền công cho người lao động. Ngoài ra còn có các khoản trợ cấp, thưởng, hoa hồng theo doanh thu, khi vượt chỉ tiêu…Các khoản trích nộp phụ cấp cho bảo hiểm xã hội sẽ được tính vào chi phí quản lý dự án. Ngoài ra còn có các chi phí nghiên cứu phát triển, chi phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho dự án. Chi phí thuê mướn công cụ, dụng cụ, mặt bằng…cũng được tính vào chi phí quản lý dự án.

Bên cạnh chi phí dự án, ban quản lý dự án chuyên ngành là gì cũng là câu hỏi được rất nhiều người đặt ra. Nếu cùng chung thắc mắc, đừng quên tham khảo bài viết của chúng tôi nhé!